よくある質問　エクセルについて

■■　よくある質問　Ｑ＆Ａ　■■

■エクセルって何をするソフト？

会社の計算書や家庭の家計簿まで使える幅の広いソフトです。
エクセルはもっとも有名な表計算ソフトの一つです。エクセルでできることは主に３つあります。
１つ目は、簡単に計算ができること。
２つ目は、計算書や納品書、さらには名簿作りや家計簿など、「表」を作ること。
３つ目は、その表や計算した数値をもとに、グラフを作成することができます。
視覚的にもわかりやすい、さまざまなスタイルの表が作れます。

■ほかのソフトで作ったデータを利用したい

データをCSV形式に変換し、エクセル側で読み込みます。
表計算ソフトやデータベースソフト、住所録機能があるはがきソフトなどのほとんどは、CSV形式というファイル形式の一種で、ひとつひとつのデータがカンマ（，）で区切られています。メモ帳などの簡易ワープロソフトでもファイルの中身を確認できます。異なるソフト間でデータのやり取りをする場合には、この形式を利用します。
データを保存するときに、｢保存形式」を「CSV形式」に指定してデータを保存し、このCSVファイルをエクセル側で開けば、はがきソフトの住所録データをエクセルで活用できます。もちろん、逆にエクセルで作った住所録をCSV形式で保存すれば、はがき作成ソフトの住所録として取り込むこともできます。

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■いちいち単位を入れるのが面倒

エクセルには、入力したデータの前や後ろに、自動で単位などの決まった文字を付け足す機能があります。
まず、単位をつけたいセルを選択もしくは範囲選択し、「書式」メニューから「セル」を選びます。「表示形式」タブをクリックし、単位の分類と種類を選んでOKをクリックすると、あとはセルには数値を入力するだけです。

■行や列を固定したい

大きな表をスクロールしながらみていると、そのうち項目が隠れてしまい、どこの何を見ているのかわからなくなってしまうことがあります。このような場合は、項目部分を固定しておくと、その行や列を常に画面上や左側に表示しておくことができます。
方法は、固定したい部分が行の場合は固定する行の下の行を選択し、「ウィンドウ」メニューの「ウィンドウ枠の固定」を選択します。
固定したい部分が列の場合は、固定する列の右側の列を選択し、行と同様の手順で行います。
また、行も列も一気に固定したい場合は固定する行と列が交わる十字の右下のセルを選択してウィンドウ枠の固定をします。

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■表が大きいので必要な部分だけを見たい

不要な部分を範囲選択し、メニューから「表示しない」を選びます。
データが大きくなると、縦や横に表をスクロールさせなければいけなくなります。けっこう手間がかかりますね。エクセルでは、表中の不要な部分を隠してしまうことができます。
まず、表の不要な行や列を選んでおきます。（このとき、行や列番号のところで行選択もしくは列選択してください。セルの範囲選択ではありません）
次に範囲選択した部分でマウスを右クリックし、出てきたメニューの中から「表示しない」を選択します。
元に戻すときは、隠れている部分の前後から範囲選択し、右クリックして「再表示」を選択します。

■二つのワークシートを見比べたい

売上実績の帳票や顧客リストなどをエクセルで作っている場合、別のファイルとして保存した昨年度の表や別のリストを比較したいときもあります。このときは、二つの表を画面上に並べると便利です。
あらかじめ、二つの表をエクセルで開いておきます。この状態では、どちらか一方のワークシートが大きく前面に表示されているはずです。
ここで、「ウィンドウ」メニューの「整列」を選ぶと、「ウィンドウの整列」画面が表示されます。そこで、再度「整列」の中から表示の方法として、上下・左右・重ねてのいずれかを指定します。

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